Notice of Privacy Practices
Effective Date: March 29,2023
This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can access this information. Please review it carefully.
HOW WE USE AND DISCLOSE YOUR HEALTH INFORMATION
For Treatment. We may use and share your health information to provide, manage, and help you get pharmacy care, medications or other medical treatment and services. For example, we may contact your doctor to discuss medications other doctors have prescribed for you.
For Payment. We may use and share your health information for payment related purposes. For example, we may contact your health insurer or other entity to obtain payment for services we provide to you or to determine whether the entity will pay for a particular product or service.
For Health Care Operations. We may use and share your health information to perform health care operations, quality improvement activities and for other administrative, operational, financial, and legal purposes necessary to run our business. These include quality assurance and analysis activities to assess your care, provide customer service, and improve our products and services. They also involve aggregating your health information and using your health information to create de-identified data; which is data that no longer identifies you. We may use or share aggregated or de-identified data for analytics, business planning and other purposes.
HOW ELSE CAN WE USE OR SHARE YOUR HEALTH INFORMATION?
We are allowed or required to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions before we can share your information for these purposes. For more info, visit https://www.hhs.gov/hipaa/index.html.
To individuals involved in your care or payment for your care. We may disclose to a family member, other relatives, close personal friend or any other person you identify, health information about you directly relevant to that person’s involvement in your care or payment related to your care. In addition, we may disclose health information about you to a disaster relief effort (such as the Red Cross) so that your family can be notified about your condition, status and location.
To help with public health and safety issues. We can share health information about you for certain situations, such as preventing disease; helping with product recalls; reporting adverse reactions to medications; reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence; and preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety.
To do research. We can use or share your information for health research.
To comply with the law. We can share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services to show compliance with privacy laws.
To address law enforcement and other government requests. We can use or share health information about you for workers’ compensation claims; for law enforcement purposes; with health oversight agencies for activities authorized by law; with state Boards of Pharmacy; for special government functions such as military, national security, and presidential protective services.
To respond to lawsuits and legal actions. We can share health information about you in response to a court or administrative order or subpoena.
To respond to a request from a medical examiner. We can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies. We can share health information about you with organ procurement organizations.
With organized healthcare arrangements. We may participate in organized healthcare arrangements with hospitals, home health organizations, hospices, or other healthcare facilities in connection with the services we furnish to patients in such settings. Health information may be shared between participants in the organized healthcare arrangement for the healthcare operations of that arrangement.
With business associates. We provide some services through contracts with third parties, known as business associates, such as accountants, consultants, attorneys and other vendors and subcontractors. We may share health information with them so that they can perform tasks we have assigned to them.
YOUR HEALTH INFORMATION RIGHTS
When it comes to your health information, you have certain rights. This section explains your rights and some of our responsibilities to help you.
Right to inspect and copy your health information. You can ask to get a copy of your medical record and other health information we have about you by submitting a request in writing. We will provide a copy or a summary of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.
Right to correct your health information. You can ask us to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete by submitting a request in writing. We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing within 60 days.
Right to request alternative method of communication. You can ask us to contact you in a specific way (for example, by home or cell phone) or to send mail to a different address. We will say “yes” to all reasonable requests.
Right to ask us to limit what we use or share. You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment, or our operations by submitting a request in writing. We are not required to agree to your request, and we may say “no” if it would affect your care or if a law requires us to share that information.
Right to get an accounting of disclosures. You can request, in writing, a detailed list (accounting) of certain disclosures of health information about you. The accounting period is limited to six years before the date of your request and will include whom we shared information with, and why. We will include all disclosures except those about treatment, payment, health care operations, and certain other disclosures. We’ll provide one accounting a year for free but may charge a reasonable fee for additional requests.
Right to get a copy of this privacy notice. You can ask for a paper copy of this notice at any time by contacting us directly (see contact info below).
Right to choose someone to act for you. If you have given someone medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information. We will confirm that person has this authority and can act for you before we take any action.
Right to file a complaint if you feel your rights are violated. You can complain if you feel we have violated your rights by contacting Mosaic Pharmacy Service at the address or phone number listed below. You can file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Ave. SW, Washington, DC 20201, calling 1-877-696-6775, or by visiting: https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html. We will not retaliate against you for filing a complaint.
Right to Revoke Authorization. You have the right to revoke your authorization to use or disclose health information, except to the extent action has been taken in reliance on your authorization. Your request must be in writing.
YOUR CHOICES
We will not share your information for the following reasons unless permitted by you or applicable law.
Marketing. We will not use your health information for marketing purposes except as allowed by HIPAA or applicable law. Marketing communications permitted by HIPAA without authorization include communications about care or treatment and/ or our products and/or services.
Research. We will not use your health information to conduct research without your consent.
OUR RESPONSIBILITIES
We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information. We will inform you promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information.
We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy. We will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind anytime by letting us know in writing.
CHANGES TO THE TERMS OF THIS NOTICE
We can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request. You may contact Mosaic Pharmacy Service at the address or phone number listed below to obtain a revised Notice of Privacy Practices.
Mosaic Pharmacy Service
45999 Center Oak Plaza, Suite 120
Sterling, VA 20166
Phone: 888-818-6337
Fax: 877-897-3823
Aviso de prácticas de privacidad
(Fecha de entrada en vigencia: 29 de marzo de 2023)
En este aviso se explica cómo se puede usar y divulgar su información médica, y cómo usted puede obtener acceso a ella. Sírvase leerlo detenidamente.
CÓMO USAMOS Y DIVULGAMOS SU INFORMACIÓN MÉDICA
En cuanto al tratamiento: podemos usar y compartir su información médica para brindar, gestionar y ayudarlo a recibir atención farmacéutica, medicamentos, u otros tratamientos y servicios médicos. Por ejemplo, es posible que nos comuniquemos con su médico para analizar los medicamentos que le recetaron otros profesionales de la salud.
En cuanto al pago: podemos usar y compartir su información médica con fines relacionados con los pagos. Por ejemplo, podemos comunicarnos con su aseguradora de salud o con otra entidad para recibir el pago correspondiente a los servicios que le prestemos, o para determinar si la entidad pagará determinado producto o servicio.
En cuanto a operaciones de atención sanitaria: podemos usar y compartir su información médica para realizar operaciones de atención sanitaria, actividades de mejora de la calidad, y con otros fines administrativos, operativos, financieros y legales necesarios para nuestra actividad comercial. Eso incluye actividades de análisis y aseguramiento de la calidad para evaluar su atención, prestar servicios a los clientes, y mejorar nuestros productos y servicios. Asimismo, implica reunir su información médica y usarla para generar datos desidentificados, es decir, datos que ya no lo identifiquen. Podemos usar o compartir los datos reunidos o desidentificados con fines de analítica, planificación comercial u otros.
¿DE QUÉ OTRA FORMA PODEMOS USAR O COMPARTIR SU INFORMACIÓN MÉDICA?
Tenemos el permiso o la obligación de compartir su información de otras maneras, por lo general, para contribuir con el bien público, como en casos de salud pública y de investigaciones. Debemos cumplir con numerosas condiciones para poder compartir su información con estos fines. Si desea obtener más información, visite https://www.hhs.gov/hipaa/index.html.
Para las personas que participan en su atención o que pagan para que usted la reciba: podemos divulgar a un familiar, otros parientes, un amigo íntimo o cualquier otra persona que usted designe su información médica que tenga una relevancia directa para la participación de esa persona en su atención o para el pago relacionado con su atención. Asimismo, podemos divulgar su información médica a organizaciones de ayuda en casos de catástrofe (como la Cruz Roja), para que sea posible notificar a su familia acerca de su enfermedad, estado y ubicación.
Para ayudar en casos de problemas de salud y seguridad públicas: podemos compartir su información médica en determinadas situaciones, por ejemplo, para prevenir una enfermedad; ayudar a retirar productos del mercado; informar reacciones adversas a medicamentos; denunciar casos de sospecha de abuso, abandono o violencia doméstica, y prevenir o reducir una amenaza seria para la salud o la seguridad de cualquier persona.
Para realizar investigaciones: podemos usar o compartir su información para llevar a cabo investigaciones de salud.
Para cumplir con las leyes: podemos compartir información sobre usted si lo exigen las leyes estatales o federales, incluso con el Departamento de Salud y Servicios Humanos, para demostrar que acatamos las leyes sobre privacidad.
Para abordar el cumplimiento de la ley u otros pedidos gubernamentales: podemos usar o compartir su información médica para atender reclamos de indemnización de empleados, para hacer cumplir la ley, con organismos de supervisión sanitaria para realizar actividades autorizadas por ley, con Consejos de Farmacia estatales, para funciones especiales del gobierno, como servicios militares, de seguridad nacional y de protección presidencial.
Para responder a demandas y procesos legales: podemos compartir su información médica en respuesta a la orden de un tribunal, una orden administrativa o una citación.
Para responder al pedido de un médico forense: podemos compartir información médica con un perito forense, un médico forense o el director de una funeraria cuando fallece una persona. Podemos compartir su información médica con organizaciones de trasplantes de órganos.
Con acuerdos de atención sanitaria organizada: podemos participar en acuerdos de atención sanitaria organizada con hospitales, organizaciones de atención domiciliaria, centros de cuidados paliativos u otros establecimientos sanitarios en relación con los servicios que les brindamos a los pacientes en esos contextos. Los participantes del acuerdo de atención sanitaria organizada pueden intercambiar la información médica para llevar a cabo las operaciones sanitarias que se desprenden del acuerdo.
Con socios comerciales: prestamos algunos servicios a través de contratos con terceros, que se denominan “socios comerciales”, como contadores, asesores, abogados, y otros proveedores y subcontratistas. Podemos compartir información médica con ellos para que puedan realizar las tareas que les asignamos.
SUS DERECHOS RELACIONADOS CON SU INFORMACIÓN MÉDICA
Usted goza de determinados derechos en lo que respecta a su información médica. En esta sección se explican sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades a la hora de brindarle ayuda.
El derecho a supervisar y copiar su información médica. Puede solicitar recibir una copia de su historia clínica u otra información médica que tengamos sobre usted presentando un pedido por escrito. Entregaremos una copia o un resumen de su información médica, por lo general, en un lapso de 30 días luego de recibir su pedido. Es posible que cobremos una tarifa razonable según los costos.
El derecho a corregir su información médica. Puede solicitarnos corregir la información médica que usted considere que es incorrecta o que está incompleta presentando un pedido por escrito. Podemos decir que “no” a su pedido, pero le explicaremos el motivo por escrito en un plazo de 60 días.
El derecho a solicitar un método de comunicación alternativo. Puede pedirnos que nos comuniquemos con usted de un modo específico (por ejemplo, a un teléfono residencial o celular) o que le enviemos el correo a otra dirección. Diremos que “sí” a todos los pedidos razonables.
El derecho a pedirnos que limitemos la información que usamos o que compartimos. Puede pedirnos que no usemos o que no compartamos determinada información médica para tratamientos, pagos u otras operaciones presentando un pedido por escrito. No estamos obligados a aceptar su pedido y podemos decir que “no”si puede haber repercusiones en su atención o si la ley nos exige compartir dicha información.
El derecho a recibir un informe de las divulgaciones. Puede solicitar por escrito una lista detallada (informe) de ciertas divulgaciones de su información médica. El período de informe se limita a seis años antes de la fecha de su pedido e incluirá con quiénes compartimos la información y por qué. Incluiremos todas las divulgaciones, excepto las que se refieren a los tratamientos, los pagos y las operaciones de atención sanitaria, así como también algunas otras divulgaciones. Brindaremos un informe al año sin costo, pero podemos cobrar una tarifa razonable si se realizan más pedidos.
El derecho a recibir una copia de este aviso de privacidad. Puede solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento comunicándose con nosotros directamente (ver la información de contacto a continuación).
El derecho a elegir a alguien que lo represente. Si usted le dio a otra persona un poder notarial médico o si tiene un tutor legal, esa persona puede ejercer los derechos que le corresponden a usted y tomar decisiones acerca de su información médica. Confirmaremos que dicha persona cuenta con esa autoridad y puede actuar en representación suya antes de adoptar cualquier medida.
El derecho a presentar una queja si considera que se violan sus derechos. Puede quejarse si cree que hemos violado sus derechos comunicándose con Mosaic Pharmacy Service a la dirección o al número de teléfono que se mencionan a continuación. Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. enviando una carta a 200 Independence Ave. SW, Washington, DC 20201, llamando al 1-877-696-6775 o visitando https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html. No tomaremos represalias en su contra por presentar una queja.
El derecho a revocar la autorización. Usted tiene derecho a revocar su autorización para que utilicemos o divulguemos su información médica, excepto si se adoptaron medidas a partir de su autorización. Debe presentar su solicitud por escrito.
SUS OPCIONES
No compartiremos su información por los siguientes motivos, a menos que usted o las leyes vigentes lo permitan.
Publicidad. No usaremos su información médica con fines publicitarios, excepto según lo permitan la HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud) o las leyes vigentes. Entre las comunicaciones publicitarias que permite la HIPAA sin autorización, se encuentran las comunicaciones acerca de la atención o el tratamiento, y nuestros productos o servicios.
Investigación. No usaremos su información médica para llevar a cabo investigaciones sin su consentimiento.
NUESTRAS RESPONSABILIDADES
Las leyes nos exigen mantener la privacidad y la seguridad de su información médica protegida. Le informaremos de inmediato si se produce una infracción que pueda poner en riesgo la privacidad o la seguridad de su información.
Debemos cumplir con las obligaciones y prácticas de privacidad que se describen en este aviso y entregarle una copia. No usaremos ni compartiremos su información, excepto como se describe en este documento y a menos que usted nos dé su permiso por escrito. Si nos concede su permiso, puede cambiar de opinión en cualquier momento notificándonos por escrito.
CAMBIOS EN LOS TÉRMINOS DE ESTE AVISO
Podemos modificar los términos de este aviso, y los cambios se aplicarán a toda la información que tengamos acerca de usted. El nuevo aviso se encontrará a disposición si se solicita. Puede comunicarse con Mosaic Pharmacy Service a la dirección o al número de teléfono que se indican a continuación para obtener un Aviso de prácticas de privacidad revisado.
Mosaic Pharmacy Service
45999 Center Oak Plaza, Suite 120
Sterling, VA 20166
Teléfono: 888-818-6337
Fax: 877-897-3823